ar reikalingas projektu valdymas

Ar iš tiesų įmonės vadovui reikalingas Projektų valdymas?

Autorius: Vytenis Kudinskas

Vadyba, 2016 06 30

Neaiškios apimties, nuolat vėluojantys ar net neturintys konkrečių terminų, biudžetus viršijantys ar apskritai be kaštų/naudos skaičiavimų įmonės pokyčių projektai yra iki skausmo pažįstami daugeliui vadovų. Kalba čia eina apie svarbiausius verslo pokyčius – naujų produktų kūrimą, naujų rinkų paiešką, organizacinės struktūros keitimus, verslo valdymo sistemų diegimą ar vadybos procesų efektyvinimą. Ne vienas vadovas nuolat stebisi, kodėl vis dar neįdiegta gausybė svarbių užduočių ar tiesiog „auksinių“ minčių, apie kurias jau tiek daug kartų kalbėta įmonės vadovų susirinkimuose ar valdyboje. Įmonėje pastoviai kyla klausimas – kas ir už ką šiuose projektuose atsako bei kas ir iki kada turi būti padaryta, nes objektyvios informacijos apie užduočių vykdymo eigą tiesiog nėra, o ir patys projektų dalyviai dažnai nesupranta, ko iš jų tikimasi.

Projektų vadybos specialistai pripažįsta, kad, diegiant reikšmingus pokyčius, situacija su projektų valdymo „gerųjų praktikų“ taikymu Lietuvos įmonėse yra labai prasta. Per savo darbinę karjerą susidūriau vos su keletu įmonių, kuriose šiomis praktikomis būtų vadovaujamasi, ir ši situacija laikui bėgant negerėja. Įgyvendinant esmines verslo iniciatyvas, tipinėje lietuviškoje kompanijoje vis dar dominuoja „darytojo“ mentalitetas („reikia tiesiog daryti, o ne užsiiminėti planavimais ir visokia kitokia biurokratija“).

Įvairūs mokymai apie projektų valdymą per pastaruosius keliolika metų Lietuvoje tapo ypač populiarūs. Projektų vadybos programas siūlo aukštosios mokyklos, o pasiūlymų dėl dienos ar kelių dienų seminarų šia tema – pilnas internetas. Visgi iš šių seminarų (kuriuose neretai ir patys dalyvauja) vadovai neretai „išsineša“ neatsakytus klausimus – ar tai išties tiktų mano įmonei? Kas visa tai pas mus darys? Visgi, kokią apčiuopiamą naudą kokybiška projektų vadyba atneštų mano įmonei?

Kodėl? Seminaruose koncentruojamasi į techninius atskiro projekto valdymo aspektus, ir tai suprantama – šie mokymai daugiausia skirti esamiems ar potencialiems projektų vadovams. Tačiau įmonių vadovų ši techninė temos pusė nelabai domina.

Ir neturėtų dominti. Juk, pavyzdžiui, įmonės vadovui visai nebūtina išmanyti “Excel” tam, kad gauti reikalingas valdymo ataskaitas. Tam yra analitikas, kurio gebėjimais dirbti su duomenis paprastai nesirūpinama – jis tiesiog privalo užtikrinti, kad informacija būtų pateikta. Lygiai taip pat ir su techniniais projekto valdymo aspektais – jais laisvai žongliruoti turi projektų vadovai.

Į projektų vadybą įmonės vadovas privalo žiūrėti plačiau – iš įmonės strategijos įgyvendinimo perspektyvos. Svarbu suvokti, kad projektų valdymas – tai visų pirma kontrolės priemonė. Į tipinį įmonės vadovo paburbėjimą “apie šias užduotis esame kalbėję daugybę kartų – kodėl niekas iki šiol to nepadarė?!” atsakymas dažnai, deja, ir yra pats vadovas. Nepadarė, tikėtina, todėl, kad vadovas „pasiplovė“ nuo funkcijos, už kurią įmonės mastu atsako tik jis – nuo prioritetų nustatymo ir kontrolės. Situacija, kai organizacijoje generuojama daugybė visokių „lyg ir“ užduočių, ir daug visko „lyg ir“ vyksta daug kam yra patogi – dalis tų užduočių ar minčių savaime užsimiršta, su likusiomis galima krapštytis „multitasking‘o“ režimu taip, „kaip gaunasi“. Juk neįmanoma įvertinti, kaip šiuo metu sekasi vykdyti užduotį, kai neaišku, kas būtent dabar turėjo būti padaryta. Daliai darbuotojų toks „chaosas“ priimtinas, nes būti kontroliuojamam, patirti stresą nėra malonu.

Gyvename ribotų išteklių pasaulyje (įmonės kontekste tai tinka ne tik pinigams, bet ir kitam strateginiam resursui – kvalifikuotai darbo jėgai), todėl dirbti be prioritetų ir kontrolės – pernelyg didelė prabanga (arba tiksliau – šių išteklių švaistymas). Nereikia turėti vilčių, kad kuo daugiau užduočių „prigeneruosi“, tuo, galų gale, daugiau realaus darbo bus nuveikta. Kai nėra dėmesio koncentracijos, prioritetų, įmonės darbuotojai nesupranta, ko iš jų šiuo metu labiausiai tikimasi. O blogiausia – niekas įmonėje nėra įsitikinęs, kad vykdomos tikrai šiuo metu svarbiausios užduotys.

Įmonės vadovo misija – užtikrinti tinkamą įmonės projektų portfelio valdymą, t.y. kad būtų vykdomi tik išties būtini projektai, kad jie būtų vykdomi pačiu tinkamiausiu laiku, ir kad tam būtų optimaliai panaudojami turimi ištekliai (tiek piniginiai, tiek žmogiškieji). Ypatingai svarbu gerai suvokti savo įmonės galimybių „lubas“ ir apsispręsti, kurie projektai turi būti vykdomi dabar, kuriuos reikia atidėti ateičiai, o kurių teks atsisakyti. Be to, prioritetus būtina vertinti nuolat, nes situacija visą laiką kinta.

Kartą teko dirbti vienoje didelėje įmonėje, kurioje vienu metu veikė apie 30 „strateginių“ pokyčių projektų. Realiai beveik visi šie projektai merdėjo, nors formaliai viskas buvo daroma teisingai, pagal įmonėje patvirtintą Projektų valdymo tvarką. Nesėkmę šiuo atveju lėmė tai, kad beveik visuose šiuose projektuose dalyvavo nemaža dalis tų pačių „kertinių“ specialistų, kurie be šito dar turėjo ir savo kasdienių darbų.

Tinkamai valdyti įmonės projektų portfelį jums padės šios priemonės:

1. Prioritetai.

Projektų portfelį turi sudaryti tik patys svarbiausi, išties strateginiai projektai. Be jau minėto ribotų resursų aspekto, pernelyg didelė strateginių pokyčių gausa savaime atrodo įtartinai – ar įmonė tikrai žino, ko tiksliai siekia?

2. Informacija.

Tiksliai įvardinkite savo poreikį informacijai, kuri reikalinga projektų portfelio valdymui: pvz., vykdomų projektų užduočių terminai, biudžetai ir jų laikymasis, artimiausi darbai, rizikos ir jų mažinimo priemonės ir pan. Sukurkite šios informacijos periodinio pateikimo šabloną bei tvarką ir reikalaukite jos iš projektų vadovų.

3 Analizė.

Nuolat analizuokite gaunamą apibendrintą informaciją apie projektus: ar tikrai investuojate į tinkamas sritis? Ar užtenka resursų? Ar visi projektai vis dar aktualūs? Galbūt, kažkurį projektą reikia nutraukti ir taip sumažinti galimus nuostolius? Galbūt, reikia kažkurio naujo projekto? Ar visi projektai turi tinkamus vadovus?

4. Ryžtas.

Projektų portfelio valdymas – tai papildomos kontrolės priemonė, o tai gali sukelti kolektyvo pasipriešinimą. Todėl privalote arba patys būti ryžtingi ir atkaklūs, arba patikėti šių priemonių diegimą laikinai pasamdytiems specialistams. Jei nusileisite – kito šanso, greičiausiai, neturėsite, nes komanda jau prisimins pirmąją nesėkmę.

5. Tinkamas projekto vadovas.

Rinkitės projekto vadovą, kuris turi organizacinių, kontrolės ir lyderystės gebėjimų – iš jo reikės ne ekspertinių žinių. Eksperto, kuriam nereikalinga komanda, paskyrimas gali tik apsunkinti projekto vykdymą. Svarbu, kad paskyrimas vadovauti projektui yra puiki ambicingų, gabių darbuotojų motyvavimo priemonė ir galimybė atrasti vadybos talentus. Tačiau būkite atsargūs su nepatyrusiais darbuotojais, jei vykdote ypatingai svarbius projektus, pavyzdžiui, keičiate verslo valdymo sistemą. Dėl per menkos projekto vadovo kompetencijos patirti nuostoliai kainuos daugiau nei laikina kvalifikuota pagalba iš išorės.

6. Atskira pareigybė.

Tik didelėms įmonės verta svarstyti apie atskirą projektų portfelio valdytojo pareigybę. Kitu atveju, toks specialistas, padedantis vadovybei vykdyti ir tobulinti projektų vadybą ir projektų portfelio valdymą, tiesiog neturės pakankamo krūvio. Savo ruožtu, sukurti projektų vadybos ir projektų portfelio valdymo procesą ir “pastatyti traukinį ant bėgių” taip pat gali padėti laikini išoriniai specialistai.

Summary
Ar iš tiesų įmonės vadovui reikalingas Projektų valdymas?
Article Name
Ar iš tiesų įmonės vadovui reikalingas Projektų valdymas?
Description
Kalba čia eina apie svarbiausius verslo pokyčius – naujų produktų kūrimą, naujų rinkų paiešką, organizacinės struktūros keitimus, verslo valdymo sistemus
Author
Publisher Name
Mažeika ir Partneriai
Publisher Logo

Kitos įžvalgos:

Strategija

2020 07 16

Krizė yra metas užduoti strateginį klausimą: kaip keisti verslą, kad jis būtų reikalingas

Ar ir toliau verta važiuoti prieš traukinį? Ar ir toliau verta stengtis išsaugoti verslą, kuris ir taip jau…

Vadyba

2020 06 10

„Boso valanda su S. Jovaišu”: vadovaujantis partneris Gintautas Mažeika

UAB "Mažeika ir partneriai" vadovaujantis partneris Gintautas Mažeika apie verslo savininkų ir vadovų elgesį krizės metu: laimi šaltas…

Tiekimo grandinė

2020 06 09

Naujos problemos – šansas drąsioms idėjoms

Kad keletas visuotinio užsidarymo namuose mėnesių negrįžtamai pakeis didelės dalies vartotojų įpročius sutaria dauguma verslo specialistų, apie dėl…

Tiekimo grandinė

2020 06 09

Netikėtos galimybės išbandymų metu – ar jos virs ilgalaike sėkme?

Ekonomikos sukrėtimai be įvairiausių išbandymų jos dalyviams įdomūs ir tuo, kad suformuoja netikėtas galimybes. Dabartinis laikotarpis – ne…

Vadyba

2020 04 20

Kaip mikroorganizmas galutinai skaitmenizuos verslo pasaulį

Be ekonominės krizės pranašavimo, tampa aišku ir tai, kad COVID-19 radikaliai paspartins skaitmeninės ateities įsigalėjimą. Ne vienam norinčiam…

Vadyba

2020 04 20

Išgyventi krizę nepakanka – metas ja pasinaudoti

Kas yra sunkiausia verslo savininkui ir vadovui užklupus žaibiškai krizei, kai dar regis vakar buvo tvirtinami objektyviais rodikliais…

Strategija

2020 03 24

Versle – kaip gamtoje: išliks geriausiai prisitaikę prie pokyčių

Nepaisant nežinomybės, kurią verslas patiria akistatoje su pasauline koronaviruso pandemija, į iškilusius ekonominius iššūkius turėtume žiūrėti kaip į…

Žmogiškieji ištekliai

2020 03 24

Lyderio iššūkis: kaip efektyviai komunikuoti su darbuotojais krizės metu?

Kas atsitinka krizės metu? Kylant nerimui ir stresui, pradeda dominuoti už emocijas atsakinga smegenų dalis, o pažinimas ir…

Vadyba

2020 03 24

Koronaviruso grėsmės akivaizdoje: 4 skubūs sprendimai Lietuvos verslui

Koronaviruso poveikis verslui įgauna vis didesnį mastą. Retėja keliaujančiųjų srautai oro uostuose, kelionių agentūros ir oro linijos atšaukia…