Įrankis verslo vadovams – „Sprendimų kambarys“

Efektyvus informacijos srautų valdymas bei gebėjimas operatyviai priimti tinkamus sprendimus yra lemiantys
konkurencingumo veiksniai tiek karo mūšyje, tiek versle. Neapibrėžtumo ir suirutės laikotarpiais šie veiksniai
tampa kaip niekad svarbūs.

Įmonių vadovai ir karvedžiai krizėms spręsti įkuria „Karo kambarius“ (angl. „War Room“), kuriuos mes
pavadinkime „Sprendimų kambariais“.

Pagrindinis „Sprendimų kambario“ elementas yra vieta, kurioje pateikiama susisteminta informacija ir
modeliuojami sprendimai. Tai gali būti lapeliais prismaigstyta kamštinė lenta ar sofistikuotos aukštųjų
technologijų sistemos su algoritmais, monitoriais, realiu laiku atnaujinama informacija. Nepriklausomai nuo
pasirinkto technologinio sprendimo, „Sprendimų kambario“ funkcija yra ta pati – suteikti galimybes vadovų
komandai gauti struktūruotą, susistemintą informaciją bei produktyvaus dialogo principu operatyviai priimti
taktinius ir strateginius sprendimus.

Produktyvus dialogas čia itin svarbus. Sudėtingose situacijose įprastos verslo funkcijos sutrinka, ankstesnė strategija ir verslo modelis nebeveikia, patvirtintas biudžetas „sugriūva“, streso lygis organizacijoje pakyla, krenta darbingumas. Vadovui tenka milžiniškas darbo krūvis, jis tampa organizacijos „butelio kakliuku“. „Sprendimų kambarys“ skirtas išbristi iš susidariusios vadybos krizės ir leidžia sutelkti organizacijos kompetencijas, iki minimumo sumažinti klaidingų sprendimų rizikas bei deleguoti atsakomybes.

Čia įmonių vadovams pateikiame rekomendacijas, kaip turėtų būti organizuojamas „Sprendimų kambario“ darbas pandemijos metu bei siūlome naudoti praktišką įrankį informacijos struktūravimui, sisteminimui ir sprendimų priėmimui (įrankį galite atsisiųsti paspaudę šią nuorodą).

Dalyviai ir periodiškumas. „Sprendimų kambario“ susitikimuose turėtų dalyvauti pagrindiniai funkciniai verslų vadovai, tačiau ne daugiau negu 7 žmonės. Didesnis žmonių skaičius apsunkina sprendimų priėmimą ir mažina darbo produktyvumą. Šis vadybos sprendimas nėra skirtas vidinei komunikacijai ar pliuralizmui, o kompetencijų sutelkimui, efektyviems sprendimams ir atsakomybių delegavimui. Susitikimų periodiškumas priklauso nuo situacijos sudėtingumo ir gali kisti nuo karto per dieną pradiniame krizės etape iki karto per savaitę. Susitikimų trukmė – iki 2 val. Ilgi susitikimai yra neproduktyvaus darbo simptomai. Iš anksto suplanuokite laiką kiekvienai iš 7 temų (žr. įrankį).

Įrankį, kuriame būtų susisteminama informacija ir priimami sprendimai, galite atsisiųsti paspaudę šią nuorodą. Kiekvienas verslas gali įrankio šabloną modifikuoti pagal savo poreikius, tačiau darydami modifikacijas laikykitės principo „mažiau yra daugiau“. Tai – instrumentas, skirtas sprendimų palengvinimui, ne komplikavimui. Informacija turi būti susisteminta, o sprendimai – aiškūs. Įrankis susideda iš 3 dalių: analizės, taktikos ir strategijos.

Sektoriaus paklausa

Pirmas žingsnis, kurį būtina žengti norint išbristi iš nevaldomos situacijos į valdomą, – vadovų komandoje susitarti dėl vienodo matymo trumpalaikėje 2020 m. perspektyvoje. Kaip pandemija paveiks viso sektoriaus paklausą? Suprantama, kad jūs nežinote atsakymo į šį klausimą, nes jo niekas nežino, tačiau šiuo atveju mums reikia ne žinojimo, o tik ekspertinės prognozės, remiantis tais duomenimis, kuriuos jau turite šiandien. Be šios prognozės verslas liks toliau plaukioti chaoso jūroje ir bus labai sunku susitarti dėl sprendimų. Ši prognozė, kaip ir visas veiksmų planas, bus tikslinama ir atnaujinama pagal poreikį. Tam, kad palengvintumėte šį uždavinį mes parengėme 5 skirtingus sektoriaus paklausos scenarijus. Išsirinkite vieną, o jeigu reikia – susikurkite savo.

Biudžetas 2020 m.

Atsižvelgiant į prognozuojamą sektoriaus paklausos scenarijų, reikia koreguoti šių metų biudžetą. Įrankyje pateiktas biudžeto modelis gali pasirodyti primityvus, tačiau nepriklausomai nuo verslų, produktų, pardavimo kanalų, sąnaudų straipsnių skaičiaus galutiniame rezultate viskas nugula į pajamų, sąnaudų ir pelno eilutes. Mums reikalinga susisteminta informacija, kad galėtume suvokti ir įvardinti, koks yra prognozuojamas skirtumas tarp planuoto biudžeto ir prognozuojamo rezultato, įvertinus pandemijos faktorių. Priklausomai nuo šio skirtumo, reikia pasirinkti vieną iš 3 galimų rizikos lygių:

Prognozuojant pajamas nereikėtų dirbtinai gražinti situacijos. Darydami prognozes peržiūrėkite pajamų prognozes pagal atskirus segmentus, kanalus ir didžiausius klientus.

Pinigų srautai

Padarykite pinigų srautų prognozę kiekvienam mėnesiui. Priklausomai nuo prognozės rezultatų, pasirinkite vieną iš 3 galimų rizikos lygių:

Kaip ir biudžeto atveju, prieš veiksmų planavimą reikalingas vieningas situacijos matymas vadovų komandoje. Pasirinkus rizikos lygį, nustatomi pinigų srautų stabilizavimo tikslai – per kiek dienų apmokame sąskaitas savo klientams? Ar turime čia rezervą? Koks jis? Jei turime rezervą, kokie veiksmai reikalingi ir koks bus finansinis poveikis srautams II ketvirčiui ir II pusmečiui? Tokie patys veiksmai atliekami ir su gautinomis sumomis bei sandėlio atsargų optimizavimu (žr. įrankį). Ar pakeitę mokėjimo, pinigų surinkimo terminus bei atsargų lygį mes galėsime stabilizuoti pinigų srautus? Visos nestandartinės priemonės pinigų srautų stabilizavimui – pvz. valstybės paramos programos, akcininkų įnašai ir panašios – planuojamos taktikos skiltyje.

Sąnaudų optimizavimas

Pokyčių metu pajamos visada krenta greičiau nei sąnaudos. Siekiant išvengti pinigų srautų krizės, svarbu nedelsiant imtis sąnaudų optimizavimo veiksmų. Vadovas šiuo atveju turi dvi galimybes. Pirmuoju atveju – pats nuspręsti kur, kiek ir kaip bus mažinamos sąnaudos ir duoti nurodymą vykdyti („Top down“ sprendimas). Šiuo atveju pasipriešinimas bus neišvengiamas, o sprendimai nebūtinai geriausi. Antruoju atveju vadovas gali nustatyti sąnaudų mažinimo tikslus ir kartu su vadovų komanda sugeneruoti idėjas sąnaudų optimizavimui bei pasiskirstyti atsakomybes („Bottom up“ sprendimas). Įrankyje pateikta metodika sąnaudų mažinimo idėjų prioretizavimui bei atsakomybių pasiskirstymui.

Pajamų stabilizavimas

Ši tema yra pardavimų „laboratorija“, kurioje pateikiama pardavimų analizė, įžvalgos apie svarbiausius klientus ir jų poreikius, formuojami nauji vertės  pasiūlymai, kuriamos ir paskirstomos užduotys. Susegmentuokite produktus ar paslaugas pagal potencialą ir rizikas:

Parenkite galimus pardavimų scenarijus pagal produktų segmentus. Pardavimų komandos idėjas suskirstykite pagal veiksmo tipą. Nustatykite prioritetus ir už kiekvieną veiksmą atsakingą žmogų (žr. įrankį). Sekite veiksmų įgyvendinimo progresą.

Verslo modelis

Ar keičiasi jūsų verslo misija pandemijos akivaizdoje? Daugelio organizacijų keičiasi, įgauna emocinį krūvį, kuris ne tik mobilizuoja darbuotojus, tačiau ir sukuria naujas pardavimų bei įvaizdžio formavimo galimybes. Jums tikriausiai jau žinomi pavyzdžiai, kai drabužių siuvimo įmonės pradėjo gaminti apsaugines kaukes, alkoholinių gėrimų gamintojai – dezinfekuojantį skystį, restoranai pradėjo tiekti maistą medikams. Net jei jūsų produktų ar paslaugų negalima pritaikyti pandemijos poreikiams, o karantinas suduos skaudų smūgį verslui, tikėtina, kad jūsų verslo misija bent jau 2020 m. turėtų keistis. Tikėtina, kad prioritetas turėtų būti verslo, darbo vietų išsaugojimas, o ne ambicinga verslo plėtra ar pelnai. Tokius prioritetus reikėtų aiškiai ir garsiai įvardinti visiems darbuotojams.

Projektų portfelis

Dalį reikalingų pokyčių jūs įgyvendinsite kaip operatyvinius darbus, tačiau bus kita dalis, kurią dėl savo kompleksiškumo ir svarbos tikslinga įgyvendinti pasitelkiant gerąsias projektų valdymo praktikas. Dėl pasikeitusių verslo aplinkybių projektų portfelio atnaujinimas pandemijos akivaizdoje yra neišvengiamas.

Neapibrėžtumo laikais lyderio savybės tampa kaip niekad svarbios. Lyderio, kuris neapgaudinėja savęs ir kitų, kuris atvirai įvardija situaciją, iškelia tikslą ir kartu su savo komanda planuoja bei įgyvendina veiksmus, reikalingus tikslui pasiekti. Tikimės, kad šie komentarai ir siūlomas mūsų sukurtas įrankis bus naudingos darbo priemonės vadovams, kurie efektyviai įveiks šios krizės iššūkius.

Domina pagalba sukuriant savo įmonės „Sprendimų kambarį“? Reikalingos konsultacijos įgyvendinant reikalingus pokyčius, formuojant ir valdant projektų portfelį, optimizuojant tiekimo grandinę?

Susisiekime