Projektų valdymas: pandemijos pamokos ir iššūkiai

Pandemija atsėlino jau prieš metus, ir per šį laikotarpį daugeliui verslų teko pripažinti: be pokyčių – nė iš vietos. Niekas iki šiol nebuvo susidūręs su tokiomis aplinkybėmis, taigi ir ankstesnė patirtis ne itin padeda. „Pokyčiai lemia verslo gyvybingumą. Patys pokyčiai nėra jokia naujovė – jie vyksta nuolat, bet pandemijos metu jie – ypatingi“, – teigia Vytenis Kudinskas, verslo valdymo paslaugų bendrovės „Mažeika ir partneriai“ partneris, projektų portfelio valdymo praktikos grupės vadovas.

Pasak V. Kudinsko, šiuo laikotarpiu pokyčiai neretai yra verslo išgyvenimo arba (ir) esminių galimybių išnaudojimo garantas, todėl klaidos juos įgyvendinant gali būti ypatingai skausmingos. Aktyvūs vadovai šiuo metu neretai ryžtasi pasukti  verslo laivus į naujus, dar nebandytus  vandenis. Buvusių išbandytų  pamatinių veiklos modelių keitimas, iš esmės naujų veiklos krypčių vystymas, o kai kada – ir sparčios bei tvarios plėtros užtikrinimas: pandemijos laikotarpiu įgyvendinami tokie pokyčiai, kokių kompanijos neretai iki šiol nebuvo vykdę. Restoranai, sugalvoję ir įdiegę alternatyvias maisto pristatymo klientui formas, elektroninės prekybos  bumas  – tik keletas pokyčių, su kuriais susidūrėme kiekvienas iš mūsų, nedidelių pavyzdžių.

Klasikinė projekto sąvoka siejama su tuo, kas daroma pirmą kartą: tai – laikina veikla, skirta tam, kad būtų sukurtas unikalus produktas, paslauga ar rezultatas.

„Tinkamai valdomi projektai suteikia galimybę įdiegti reikalingus pokyčius organizuotu, kontroliuojamu būdu, taip sumažinant nesėkmės tikimybę. Todėl dabartinė situacija ypač skatina verslų savininkus ir vadovus nuo „kaubojiškos“ pokyčių vadybos pereiti prie projektų valdymo gerųjų praktikų naudojimo, įgyvendinant gyvybiškai svarbias strategines iniciatyvas,“ – tęsia ekspertas.

Per pastaruosius metus verslų vadovams yra ne kartą tekę iš savo darbuotojų girdėti įvairius nusiskundimus dėl neigiamos COVID-19 įtakos organizacijos pokyčių įgyvendinimo eigai. Projektų valdymo metodikos pasaulyje naudojamos jau daugelį dešimtmečių – kokius naujus iššūkius išties kelia projektų valdymui šis unikalus pandemijos laikotarpis? Kokios projektų vadybos gerosios praktikos tapo ypatingai reikšmingos šiuo metu?

Kritiškai svarbūs projekto „namų darbai“

Gal daugelį tai nustebins, tačiau pagal projektų vadybos standartų kūrėjos PMI atliekamos kasmetinio pasaulinio projektų vadybos kokybės tyrimo rezultatus (PMI‘s PULSE OF THE PROFESSION – Global Project Management Survey, 2020) pagrindinės projektų nesėkmių priežastys yra siejamos su blogai atliktais pradiniais projekto namų darbais“, – teigia V. Kudinskas.

Prieš pradedant projektą, nepakankamai pastangų investuojama siekiant išsiaiškinti, kodėl šį projektą apskritai būtina daryti, kokias konkrečias problemas norime pašalinti arba kokiomis galimybėmis norime pasinaudoti, kokie yra tikslūs vadovybės lūkesčiai dėl projekto rezultatų ir gautinų naudų ir kas konkrečiai turi būti atlikta jo metu. Nepasistengiama išanalizuoti sprendimų alternatyvų, kurių beveik visuomet būna ne viena.

„Šie pirmieji projekto žingsniai yra sąlyginai nebrangūs. Tačiau viso projekto nesėkmė, jei tie pirmieji darbai – nekokybiški, būtų per didelė prabanga šiuo daugeliui verslų kritiniu laikotarpiu“, – namų darbų svarbą pabrėžia ekspertas.

Nerizikuosi – nelaimėsi?

Projekto unikalumas – veikiame tai, ko iki šiol nemėginome – atneša ir visą spektrą rizikų. Ne veltui gerosios projektų valdymo praktikos skiria daug dėmesio rizikų valdymui. „Kalbant apie konkretų projektą – didelė atsakomybė šiuo atveju tenka projekto vadovui – jam būtina kuo detaliau numatyti vietas, kur slypi galimi projekto „povandeniniai rifai“, įvertinti galimas pasekmes tuo atveju, jei ant jų „užplauksi“ ir susiplanuoti galimas rizikų minimizavimo priemones. Ignoruoti projekto rizikas niekada nėra protinga, bet  šiuo laikotarpiu – tai apskritai nepateisinama bravūra“, – sako V. Kudinskas.

Teisingi projektai tinkamu metu

Pasak V. Kudinsko, pandemijos metu ypatingą svarbą įgauna efektyvus organizacijos prioritetų valdymas, o tai – jau verslų savininkų ir vadovų atsakomybė.   Daugelis verslų šiuo metu susiduria su resursų trūkumu, todėl  blaškymasis į visas puses  – ypač žalingas.

„Energija ir ištekliai neturi būti švaistomi, būtina susitelkti į tai, kas organizacijai šiuo metu svarbiausia“, – teigia ekspertas.

Šiuo metu kaip niekad svarbi klasikinė projektų portfelio valdymo disciplinos misija – vykdyti teisingus projektus tinkamu laiku („Doing the right projects at the right time“).  Verslo vadovai privalo įvertinti – ar projekto, kurį ketinama įgyvendinti, tikslai sutampa su verslo strategijoje numatytais prioritetais ir kryptimis? Ar šiuo metu nėra kitų galimų projektų, kurie atneštų didesnę naudą? Ekspertų vertinimu, recesijų metu stipriai išauga verslo klaidų kaina bei atsiranda unikalios galimybės konkurenciniam pranašumui įgyti. „Pamenu taiklią frazę – geriau pasiekti nedidelės sėkmės išties svarbiame projekte, nei didžiulių laimėjimų tokiame, kuris šiuo metu nėra svarbus. Susidūrus su sunkiai prognozuojama pandemijos įtaka verslui, logiška, tarkime, pristabdyti ilgalaikius veiklos procesų kokybės šlifavimo projektus, susitelkiant į greitas naudas užtikrinančius pokyčius, kurie padėtų išlikti konkurencingais šioje naujoje realybėje“, – pažymi V. Kudinskas.

Greitai, pigiai ir kokybiškai?

Prieš pradedant projektą, vadovybei rekomenduojama įvertinti, kuri iš pagrindinių projekto parametrų „trikampio“ kraštinių – laikas, pinigai ar kokybė – šiam projektui yra svarbiausia. Suprantama, visuomet norisi viso „trejeto“ (greitai, pigiai ir kokybiškai), tačiau realybėje aukščiausias prioritetas gali būti tik vienas. Pandemijos laikotarpio ypatybė – daugumą pokyčių būtina daryti greitai. „Matėme daug pavyzdžių, kai, tarkime, karantino metu greitai atsiradę įvairūs elektroninės prekybos kanalai veikė nepakankamai kokybiškai, prekybos įmonės turėjo nemažai iššūkių su užsakymų vykdymo procesais ir dėl to susilaukė neigiamų vertinimų iš klientų. Kita vertus, gali būti, kad toks greitas, bet nelabai kokybiškas laikinas variantas ne vienam verslui tapo išgyvenimo galimybe, o pasirūpinti geresne kokybe galima ir kiek vėliau“, – pateikia pavyzdį V. Kudinskas.

Efektyvi projektų priežiūra

Prieš pradedant projekto įgyvendinimą, būtina užtikrinti, kad verslo vadovybė gebėtų jį efektyviai kontroliuoti viso vykdymo laikotarpiu. Pandemijos metu ypač svarbu laiku priimti projektui būtinus sprendimus – esant poreikiui, keisti projekto vadovą, koreguoti projekto apimtį ar netgi operatyviai stabdyti projektą, kol dar nėra prarasta daug resursų. Nuotolinio darbo metu tokie veiksniai, kaip projektų vadovų teikiamos informacijos ir atsiskaitymo vadovybei apie projekto eigą proceso standartizavimas, tampa ypač aktualūs.

Pasak eksperto, pandemijos laikotarpiu verslo vadovybei būtina ypač atidžiai vertinti kandidatų į projektų vadovus gebėjimus. „Dabar pats netinkamiausias laikas eksperimentuoti, projektų vadovais skiriant šios „duonos“ neragavusius naujokus. Jei organizacijoje reikiamos patirties nėra  – geriau samdyti įgudusį vadovą iš išorės“, – tvirtina ekspertas.

Nuotolinis darbas – tikri iššūkiai ar pasiteisinimas?

Neretai priežastimi, dėl ko pastaruoju metu „stringa“ projektai, įvardijami nuotolinio darbo  iššūkiai.

„Žinoma, virtuali komunikacija išties reikalauja geresnio išankstinio pasiruošimo ir koncentracijos, daugiau dėmesio verčia skirti užduočių planavimui, koordinavimui ir efektyviai jų vykdymo kontrolei. Taip pat – aiškiam užduoties formulavimui ir, galbūt, papildomam įsitikinimui, ar ji išties teisingai suprasta“,  – dėsto V. Kudinskas.

Pandemijos metu išnyko „koridorių komunikacija“ ir darbiniai pokalbiai prie kavos – įprastiniai organizacijų vidinės komunikacijos kanalai. Aktualūs ir naudingi tapo nuotolinio bendradarbiavimo įrankiai (angl. collaboration  tools) –  virtualios komandos, elektroniniai pokalbiai (angl. chat), o ypač — įvairios  virtualios aplinkos, skirtos užduotims koordinuoti ir kontroliuoti. Daugelis šių įrankių liks naudojami ir išėjus iš pandemijos, įsitikinęs ekspertas.

„Kita vertus – vien įrankiai kokybės negarantuoja, o pasiteisinimai dėl „nuotolinio darbo iššūkių“ man iliustruoja silpnus projekto vadovo planavimo, koordinavimo ir kontrolės įgūdžius. Juk iš tiesų nuotolinio projektų valdymo problemos nėra reikšmingai kitokios, nei tos, su kuriomis kasdien susiduria projekto vadovas“, – teigia V. Kudinskas.

Iš situacijos iškopti stipresniems

Šiuo kebliu laikotarpiu įgyjami projektų vadybos įgūdžiai neabejotinai taps svarbiu verslų ir organizacijų turtu netolimoje ateityje, kai pandemija bus suvaldyta.

„Dabartinė sudėtinga situacija verslui teikia svarbių pamokų, kurias išmokus, visi projektų dalyviai iš pandemijos iškops stipresni“, – apibendrina V. Kudinskas.

Plačiau – www.vz.lt